Como Enviar E-mails de Notificação Condicional Baseados em Pontuações de Questionários do Google Forms

Com o complemento Notificações por E-mail para Google Forms, você pode acionar e-mails automatizados sempre que um aluno enviar um Questionário do Google Forms. Você também pode enviar e-mails condicionais com base nas pontuações do questionário e estes e-mails podem ser enviados para diferentes destinatários com conteúdo de mensagem diferente.

Por exemplo, uma escola usa o Google Forms para realizar questionários online para seus alunos. Quando os alunos enviam o questionário, eles recebem um relatório de feedback com base em seu desempenho no questionário. Os e-mails são enviados com base nos seguintes critérios:

• Se um aluno pontua acima de 60%, envie um e-mail aos alunos com suas pontuações e respostas.
• Se um aluno pontua abaixo de 60%, envie um e-mail aos pais do aluno com os alunos no campo CC.

Vamos ver como podemos configurar este fluxo de trabalho com a ajuda do nosso complemento de Notificações por E-mail para Google Forms.

Preparar Questionário do Google Forms​

Crie um questionário dentro do Google Forms e atribua respostas para cada pergunta junto com os pontos para respostas corretas. Para este exemplo, nosso questionário consiste em 5 perguntas com 10 pontos cada.

Neste tutorial, vamos configurar fluxos de trabalho para enviar dois e-mails diferentes. Um e-mail será enviado para alunos que pontuarem acima de 25 pontos no questionário, para informá-los sobre suas pontuações e parabenizá-los. Outro e-mail, para aqueles alunos que pontuarem menos de 25 pontos, será enviado aos alunos e também aos seus pais.

Criar Fluxo de Trabalho​

Instale o complemento de Notificações por E-mail e inicie-o dentro do seu Google Form. No menu suspenso Criar, selecione Notificação por E-mail.

Dê a este fluxo de trabalho um nome descritivo, como 'Pontuação acima de 25 pontos' e especifique os detalhes do remetente. O e-mail pode ser enviado através de qualquer endereço de e-mail que esteja conectado como um alias para sua conta Google principal.

O próximo passo é especificar a linha de assunto do e-mail e o corpo da mensagem. Você pode usar marcadores dinâmicos aqui, que serão substituídos pelas respostas reais preenchidas pelo respondente do formulário no Google Forms.

Clique em Continuar para passar para a seção de Destinatários.

Nesta seção, você pode enviar a notificação por e-mail para todos os respondentes do formulário marcando a opção Notificar Respondente do Formulário, ou você pode enviar o e-mail para múltiplas pessoas especificando os endereços de e-mail nos campos Para, CC e CCO.

Para este exemplo, o e-mail deve ser enviado com base em uma condição, ou seja, apenas para aqueles alunos que pontuarem mais de 25 pontos no questionário, então vamos marcar a opção Enviar notificações condicionais.

Defina a condição e o endereço de e-mail no conjunto de condições. Você pode colocar múltiplos endereços de e-mail separando-os com vírgulas. Os campos de e-mail também aceitam campos de formulário dinâmicos, então você pode enviar e-mails para o endereço do respondente que eles inseriram no formulário.

De maneira similar, você pode definir múltiplas condições e fazer uso de vários filtros de critérios para direcionar as notificações por e-mail adequadamente.

Clique em Continuar para passar para o último passo, que é a seção PDF. Aqui você pode escolher gerar um arquivo PDF personalizado contendo as respostas do formulário e anexar o arquivo ao e-mail.

Como professor de escola, você também pode querer anexar recursos de estudo adicionais para os alunos. Para fazer isso, você pode salvar esses arquivos no seu Google Drive e então incorporá-los no e-mail simplesmente colando os links do Drive no campo 'Inserir URLs do Drive'.

Por fim, clique em Salvar e Continuar para salvar o fluxo de trabalho.

Definir múltiplos fluxos de trabalho​

Agora que configuramos uma notificação por e-mail para alunos que pontuarem mais de 25 pontos no questionário, vamos criar outro fluxo de trabalho que enviará um e-mail para os pais daqueles alunos que pontuarem menos de 25 pontos.

Você pode duplicar o primeiro fluxo de trabalho e fazer as alterações necessárias no corpo da mensagem de e-mail e nas condições, ou você pode criar um novo fluxo de trabalho do zero.

Da mesma forma, você pode criar múltiplas notificações por e-mail com base nos pontos obtidos pelo respondente em seu Questionário do Google Forms. Depois de definir todos os fluxos de trabalho, você pode executar um teste para garantir sua funcionalidade preenchendo o Google Form com respostas de exemplo.

Após enviar o formulário, vá para sua caixa de entrada do Gmail ou pasta de enviados, e se o fluxo de trabalho tiver sido configurado corretamente, você deverá ver uma cópia da notificação por e-mail de acordo com os pontos obtidos por você no questionário.