Cómo Adjuntar Archivos a Correos Electrónicos Automáticos
El complemento Notificaciones por Correo para Google Forms puede enviar respuestas automáticas al encuestado cuando envíe su formulario. También puede agregar archivos adjuntos a sus respuestas automáticas utilizando uno o más archivos de su Google Drive.
Hay dos formas de incluir archivos en sus notificaciones por correo:
- Puede subir el archivo a Google Drive y hacer que el archivo sea público para que cualquiera con el enlace pueda ver su archivo.
- Puede subir el archivo a Google Drive y configurar Google Forms para incluir ese archivo como adjunto en su notificación por correo.
El primer enfoque es preferible cuando el tamaño del archivo es grande (digamos más de 5 MB) y no desea saturar el buzón del destinatario con el archivo grande.
El segundo enfoque es más conveniente ya que los destinatarios pueden ver el archivo adjunto directamente en su bandeja de entrada sin tener que hacer clic en un enlace externo. Puede usar esta técnica para recompensar a los usuarios que completen el formulario. Puede enviarles libros electrónicos PDF, archivos de música MP3, utilidades de software, archivos ZIP o cualquier archivo a la dirección de correo electrónico proporcionada en la respuesta del formulario.
Enviar Archivos Después de Enviar un Formulario
Como primer paso, debe subir el archivo a Google Drive, hacer que el archivo sea público y luego obtener la URL del archivo. Los pasos son:
Subir archivo a Google Drive
Abra drive.google.com y suba uno o más archivos desde su escritorio que desee enviar con los
correos electrónicos de Google Forms. Tenga en cuenta que los archivos no deben tener más de 5 MB de tamaño, ya que los archivos adjuntos más grandes pueden
afectar la capacidad de entrega del correo electrónico.
Compartir Archivos Subidos
Haga clic derecho en el archivo dentro de Drive y elija la opción Compartir. Cambie la configuración de uso compartido para que cualquiera con un
enlace pueda ver el archivo. Haga clic en el botón Copiar Enlace para copiar el enlace del archivo al portapapeles.
Adjuntar el Archivo al Correo
Cree un nuevo flujo de trabajo para enviar notificaciones por correo, o edite un flujo de trabajo existente, y vaya a la
sección que dice "PDF". Pegue la URL del Archivo de Google Drive en el cuadro de entrada "Incrustar Archivos de Google Drive" y
haga clic en el botón Guardar para activar el nuevo flujo de trabajo.
También puede enviar múltiples archivos adjuntos al encuestado después de enviar el formulario. Pegue todos
los enlaces de archivos en el campo URLs de Drive y los enlaces deben estar separados con comas.
Solución de Problemas
Si los archivos especificados no se adjuntan con las notificaciones por correo, aquí hay algunas posibles razones:
- El tamaño del archivo debe ser menor a 5 MB.
- El tamaño total de todos los archivos adjuntos no debe exceder los 10 MB.
- El archivo en Google Drive es público, lo que significa que cualquiera puede ver el archivo sin iniciar sesión.
- Los archivos están en un formato binario como PDF, Imágenes, Audio, ZIP o Video.
- También puede adjuntar archivos nativos de Microsoft Office, pero no se admiten documentos nativos de Google Docs.
El complemento de Google Forms no puede adjuntar archivos que hayan sido subidos por los encuestados.