كيفية إرفاق الملفات برسائل الرد التلقائي

يمكن لإضافة إشعارات البريد الإلكتروني لنماذج Google إرسال ردود تلقائية إلى مستجيب النموذج عند تقديم النموذج. يمكنك أيضًا إضافة مرفقات ملفات إلى ردودك التلقائية باستخدام ملف واحد أو أكثر من Google Drive.

هناك طريقتان لتضمين الملفات في إشعارات البريد الإلكتروني:

1. يمكنك تحميل الملف إلى Google Drive وجعل الملف عامًا بحيث يمكن لأي شخص لديه الرابط عرض ملفك.
2. يمكنك تحميل الملف إلى Google Drive وتوجيه نماذج Google لتضمين هذا الملف كمرفق في إشعار البريد الإلكتروني الخاص بك.

الطريقة الأولى مفضلة عندما يكون حجم الملف كبيرًا (أي أكثر من 5 ميجابايت) ولا تريد أن تثقل صندوق بريد المستلم بالملف الكبير.

الطريقة الثانية أكثر ملاءمة حيث يمكن للمستلمين عرض مرفق الملف مباشرة في صندوق بريدهم دون الحاجة إلى النقر على رابط خارجي. يمكنك استخدام هذه التقنية لمكافأة المستخدمين الذين يكملون النموذج. يمكنك إرسال كتب إلكترونية بصيغة PDF، أو ملفات موسيقى MP3، أو برامج مساعدة، أو أرشيفات مضغوطة، أو أي ملف إلى عنوان البريد الإلكتروني المقدم في رد النموذج.

إرسال الملفات بعد تقديم النموذج​

كخطوة أولى، تحتاج إلى تحميل الملف إلى Google Drive، وجعل الملف عامًا، ثم الحصول على عنوان URL للملف. الخطوات هي:

تحميل الملف إلى Google Drive​

افتح drive.google.com وقم بتحميل ملف واحد أو أكثر من سطح المكتب الذي ترغب في إرساله مع رسائل البريد الإلكتروني لنموذج Google. يرجى ملاحظة أن الملفات يجب ألا تزيد عن 5 ميجابايت في الحجم حيث قد تؤثر مرفقات الملفات الأكبر على تسليم البريد الإلكتروني.

مشاركة الملفات المحملة​

انقر بزر الماوس الأيمن على الملف داخل Drive واختر خيار المشاركة. قم بتغيير إعدادات المشاركة بحيث يمكن لأي شخص لديه رابط عرض الملف. انقر على زر نسخ الرابط لنسخ رابط الملف إلى الحافظة.

إرفاق الملف بالبريد الإلكتروني​

قم بإنشاء سير عمل جديد لإرسال إشعارات البريد الإلكتروني، أو تحرير سير عمل موجود، وانتقل إلى القسم الذي يقول "PDF". الصق عنوان URL لملف Google Drive في مربع الإدخال "تضمين ملفات Google Drive" وانقر على زر حفظ لتفعيل سير العمل الجديد.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها​

إذا لم يتم إرفاق الملفات المحددة مع إشعارات البريد الإلكتروني، فإليك بعض الأسباب المحتملة:

1. يجب أن يكون حجم الملف أقل من 5 ميجابايت.
2. يجب ألا يتجاوز الحجم الإجمالي لجميع الملفات المرفقة 10 ميجابايت.
3. الملف في Google Drive عام مما يعني أن أي شخص يمكنه عرض الملف دون تسجيل الدخول.
4. الملفات بتنسيق ثنائي مثل PDF، أو الصور، أو الصوت، أو ZIP، أو الفيديو.
5. يمكنك أيضًا إرفاق ملفات Microsoft Office الأصلية ولكن مستندات Google الأصلية غير مدعومة.