วิธีการแนบไฟล์ในอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ

ส่วนเสริม การแจ้งเตือนทางอีเมล สำหรับ Google Forms สามารถส่ง อีเมลตอบกลับอัตโนมัติไปยัง ผู้ตอบแบบฟอร์ม เมื่อพวกเขาส่ง แบบฟอร์มของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มไฟล์แนบในอีเมลตอบกลับอัตโนมัติได้โดยใช้ไฟล์หนึ่งไฟล์หรือหลายไฟล์จาก Google Drive ของคุณ

มีสองวิธีในการรวมไฟล์ในอีเมลแจ้งเตือนของคุณ:

1. คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive และทำให้ไฟล์เป็นสาธารณะเพื่อให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถดูไฟล์ของคุณได้
2. คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive และสั่งให้ Google Forms รวมไฟล์นั้นเป็นไฟล์แนบใน อีเมลแจ้งเตือนของคุณ

วิธีแรกเป็นที่ต้องการเมื่อขนาดไฟล์ใหญ่ (เช่น มากกว่า 5 MB) และคุณไม่ต้องการให้กล่องจดหมายของผู้รับ เต็มไปด้วยไฟล์ขนาดใหญ่

วิธีที่สองสะดวกกว่าเนื่องจากผู้รับสามารถดูไฟล์แนบได้โดยตรงในกล่องจดหมายของพวกเขา โดยไม่ต้องคลิกลิงก์ภายนอก คุณสามารถใช้เทคนิคนี้เพื่อให้รางวัลผู้ใช้ที่กรอกแบบฟอร์ม คุณ อาจส่งอีบุ๊ก PDF, ไฟล์เพลง MP3, ยูทิลิตี้ซอฟต์แวร์, ไฟล์ ZIP หรือไฟล์ใดๆ ไปยังที่อยู่อีเมล ที่ระบุในการตอบกลับแบบฟอร์ม

ส่งไฟล์หลังจากส่งแบบฟอร์ม​

ขั้นตอนแรก คุณต้องอัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive ทำให้ไฟล์เป็นสาธารณะ และจากนั้นคัดลอก URL ของ ไฟล์ ขั้นตอนมีดังนี้:

อัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive​

เปิด drive.google.com และอัปโหลดไฟล์หนึ่งไฟล์หรือหลายไฟล์จากเดสก์ท็อปของคุณที่คุณต้องการส่งพร้อมกับ อีเมล Google Form โปรดทราบว่าไฟล์ไม่ควรมีขนาดใหญ่กว่า 5 MB เนื่องจากไฟล์แนบขนาดใหญ่อาจ ส่งผลต่อการส่งอีเมล

แชร์ไฟล์ที่อัปโหลด​

คลิกขวาที่ไฟล์ใน Drive และเลือกตัวเลือกแชร์ เปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์เพื่อให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถดูไฟล์ได้ คลิกปุ่ม คัดลอกลิงก์ เพื่อคัดลอกลิงก์ไฟล์ไปยังคลิปบอร์ด

แนบไฟล์ในอีเมล​

สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่สำหรับการส่ง การแจ้งเตือนทางอีเมล หรือ แก้ไข เวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ และไปที่ ส่วนที่ระบุว่า "PDF" วาง URL ของไฟล์ Google Drive ในช่อง "ฝังไฟล์ Google Drive" และ คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ใหม่

การแก้ไขปัญหา​

หากไฟล์ที่ระบุไม่ถูกแนบพร้อมกับการแจ้งเตือนทางอีเมล นี่คือสาเหตุที่เป็นไปได้:

1. ขนาดไฟล์ควรน้อยกว่า 5 MB
2. ขนาดรวมของไฟล์แนบทั้งหมดไม่ควรเกิน 10 MB
3. ไฟล์ใน Google Drive เป็นสาธารณะหมายความว่าทุกคนสามารถดูไฟล์ได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ
4. ไฟล์อยู่ในรูปแบบไบนารี เช่น PDF, รูปภาพ, เสียง, ZIP หรือวิดีโอ
5. คุณยังสามารถแนบไฟล์ Microsoft Office แบบดั้งเดิมได้ แต่ไม่รองรับ Google Docs แบบดั้งเดิม