Jak wysyłać warunkowe powiadomienia e-mail na podstawie odpowiedzi z Google Forms

Dzięki dodatkowi Form Notifications możesz łatwo skonfigurować warunkowe powiadomienia e-mail, które są wysyłane do respondenta formularza lub członków Twojego zespołu tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki.

Zrozumienie warunkowych powiadomień e-mail

Warunkowe powiadomienia e-mail pozwalają wysyłać różne e-maile w zależności od odpowiedzi udzielonych w formularzu Google. Oto kilka praktycznych przykładów:

• Wysyłanie powiadomienia do rodziców, jeśli wiek ucznia jest mniejszy niż 18 lat
• Eskalacja zgłoszeń pomocy technicznej do kierowników, gdy ważność jest oznaczona jako "wysoka"
• Wysyłanie różnych e-maili z informacją zwrotną do uczniów na podstawie ich wyników w quizie
• Kierowanie zapytań klientów do różnych kierowników działów w zależności od kategorii problemu

Konfiguracja warunkowych powiadomień

Przejdźmy przez proces konfiguracji warunkowych powiadomień na przykładzie formularza wsparcia klienta. Ten formularz będzie kierował zapytania do różnych zespołów w zależności od kategorii problemu (techniczny, rozliczeniowy lub ogólne zapytanie).

Krok 1: Uruchomienie dodatku

Otwórz swój formularz Google, uruchom dodatek do formularzy i wybierz Powiadomienie e-mail z menu Utwórz.

Krok 2: Konfiguracja podstawowych ustawień

Nadaj swojemu powiadomieniu nazwę i określ dane nadawcy. Możesz ustawić adres e-mail do odpowiedzi, aby używał adresu e-mail klienta z formularza, zapewniając, że odpowiedzi trafiają bezpośrednio do niego. Można dodać wiele adresów e-mail, używając przecinków.

Krok 3: Konfiguracja logiki warunkowej

W sekcji Odbiorcy włącz przycisk Wysyłaj warunkowe powiadomienia. Tutaj możesz:

• Definiować warunki na podstawie odpowiedzi z formularza
• Określać adresy e-mail dla każdego warunku
• Używać zaawansowanych kryteriów filtrowania dla złożonych warunków
• Uwzględniać dynamiczne pola formularza w adresach e-mail

Krok 4: Obsługa przypadków domyślnych

Dla odpowiedzi, które nie spełniają żadnych warunków, możesz:

• Kierować do domyślnego adresu e-mail
• Pomijać wysyłanie powiadomień
• Wysyłać do ogólnej skrzynki wsparcia

Zaawansowane funkcje warunkowe

Dodatek Form Notifications oferuje kilka zaawansowanych funkcji dla e-maili warunkowych:

• Wiele warunków - Łączenie wielu kryteriów za pomocą logiki AND/OR
• Zmienne niestandardowe - Używanie odpowiedzi z formularza w treści e-maila
• Dynamiczni odbiorcy - Wysyłanie do adresów e-mail z pól formularza
• Warunkowe załączniki - Dołączanie różnych plików w zależności od warunków