Wie man bedingte Benachrichtigungs-E-Mails basierend auf Google Formular-Antworten sendet
Mit dem Form Notifications Add-on können Sie einfach bedingte Benachrichtigungs-E-Mails einrichten, die an den Formular-Teilnehmer oder Ihre Teammitglieder nur dann gesendet werden, wenn eine oder mehrere festgelegte Bedingungen erfüllt sind.
Um Ihnen ein Beispiel zu geben: Wenn ein Google Formular nach dem Alter des Absenders fragt, können Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail an die Eltern senden, wenn das eingegebene Alter unter 18 liegt. Wenn Sie Google Forms für den technischen Support verwenden, können Sie eine Eskalations-E-Mail an den Manager senden, wenn der Kunde "hoch" für den Schweregrad ausgewählt hat. Ein weiteres Beispiel kann ein Klassenlehrer sein, der E-Mails an Schüler basierend auf ihren Ergebnissen in einem Google Formular-Quiz senden möchte.
Bedingungsbasierte Benachrichtigungen in Google Forms können Ihnen auch dabei helfen, E-Mails an verschiedene Teammitglieder basierend auf Formular-Antworten weiterzuleiten.
Benachrichtigungen basierend auf Bedingungen einrichten
Für dieses Beispiel haben wir ein Google Formular zur Erfassung von Support-Anfragen von Kunden für drei verschiedene Problemkategorien: technisch, Abrechnung und allgemeine Anfragen. Wir werden einen Workflow einrichten, um bedingte E-Mail-Benachrichtigungen an das jeweilige Team zu senden, für das eine Anfrage eingegangen ist.
Öffnen Sie Ihr Google Formular, starten Sie das Forms-Add-on und wählen Sie E-Mail-Benachrichtigung aus dem Erstellen-Menü.
Geben Sie dieser Benachrichtigung einen Namen und geben Sie die Absenderdetails an. In diesem Beispiel haben wir die Antwort-E-Mail-Adresse als das Formularfeld angegeben, in dem der Kunde seine E-Mail-Adresse eingibt. Wenn ein Teammitglied auf diese E-Mail-Benachrichtigung antwortet, erhält der Kunde automatisch die Antwort. Sie können mehrere E-Mail-Adressen in diesem Feld hinzufügen.
Der nächste Schritt besteht darin, die Betreffzeile anzugeben und die E-Mail-Vorlage zu erstellen.
Bedingte E-Mail-Logik definieren
Im Abschnitt Empfänger aktivieren Sie die Schaltfläche Bedingte Benachrichtigungen senden. Hier geben Sie die Bedingung und die E-Mail-Adresse(n) an,
an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Sie können mehrere Bedingungen festlegen und verschiedene Kriterienfilter verwenden, um die Benachrichtigungs-E-Mails entsprechend weiterzuleiten.
Sie können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt eingeben. Die E-Mail-Felder akzeptieren auch dynamische Formularfelder, sodass Sie Bestätigungs-E-Mails an die E-Mail-Adresse des Teilnehmers senden können, die er im Formular eingegeben hat.
Falls die Antwort des Kunden keiner der angegebenen Bedingungen entspricht, haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Benachrichtigung an eine separate E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn diese Adresse nicht angegeben ist, wird für diese Antwort keine Benachrichtigung generiert.
Die bedingte Logik besteht aus Regeln und jede Regel kann einen oder mehrere Kriterien mit Filtern haben.