Cách Gửi Email Thông Báo Có Điều Kiện Dựa Trên Câu Trả Lời Google Form
Với tiện ích bổ sung Form Notifications, bạn có thể dễ dàng thiết lập email thông báo có điều kiện được gửi đến người trả lời form hoặc thành viên nhóm của bạn chỉ khi một hoặc nhiều điều kiện được chỉ định được đáp ứng.
Hiểu về Thông Báo Email Có Điều Kiện
Thông báo email có điều kiện cho phép bạn gửi các email khác nhau dựa trên câu trả lời được cung cấp trong Google Form của bạn. Dưới đây là một số ví dụ thực tế:
- Gửi thông báo cho phụ huynh nếu tuổi của học sinh dưới 18
- Chuyển tiếp ticket hỗ trợ cho quản lý khi mức độ nghiêm trọng được đánh dấu là "cao"
- Gửi email phản hồi khác nhau cho học sinh dựa trên điểm kiểm tra của họ
- Chuyển tiếp yêu cầu của khách hàng đến các trưởng phòng khác nhau dựa trên danh mục vấn đề
Thiết Lập Thông Báo Có Điều Kiện
Hãy cùng đi qua các bước thiết lập thông báo có điều kiện bằng cách sử dụng form hỗ trợ khách hàng làm ví dụ. Form này sẽ chuyển tiếp các yêu cầu đến các nhóm khác nhau dựa trên danh mục vấn đề (kỹ thuật, thanh toán hoặc yêu cầu chung).
Bước 1: Khởi Chạy Tiện Ích
Mở Google Form của bạn, khởi chạy tiện ích bổ sung form và chọn Thông Báo Email từ menu Tạo.
Bước 2: Cấu Hình Cài Đặt Cơ Bản
Đặt tên cho thông báo của bạn và chỉ định chi tiết người gửi. Bạn có thể đặt địa chỉ email Trả lời để sử dụng địa chỉ email của khách hàng từ form, đảm bảo phản hồi được gửi trực tiếp đến họ. Có thể thêm nhiều địa chỉ email bằng cách sử dụng dấu phẩy.
Bước 3: Thiết Lập Logic Có Điều Kiện
Trong phần Người Nhận, bật nút Gửi thông báo có điều kiện. Tại đây bạn có thể:
- Xác định điều kiện dựa trên phản hồi form
- Chỉ định địa chỉ email cho mỗi điều kiện
- Sử dụng tiêu chí lọc nâng cao cho các điều kiện phức tạp
- Bao gồm trường form động trong địa chỉ email
Bước 4: Xử Lý Trường Hợp Mặc Định
Đối với các phản hồi không khớp với bất kỳ điều kiện nào, bạn có thể:
- Chuyển tiếp đến một địa chỉ email mặc định
- Bỏ qua việc gửi thông báo
- Gửi đến hộp thư hỗ trợ chung
Tính Năng Có Điều Kiện Nâng Cao
Tiện ích bổ sung Form Notifications cung cấp một số tính năng nâng cao cho email có điều kiện:
- Nhiều Điều Kiện - Kết hợp nhiều tiêu chí sử dụng logic VÀ/HOẶC
- Biến Tùy Chỉnh - Sử dụng phản hồi form trong nội dung email
- Người Nhận Động - Gửi đến địa chỉ email từ trường form
- Tệp Đính Kèm Có Điều Kiện - Bao gồm các tệp khác nhau dựa trên điều kiện