Hoe u voorwaardelijke meldingse-mails kunt versturen op basis van Google Formulier antwoorden
Met de Formulier Meldingen add-on kunt u eenvoudig voorwaardelijke meldingse-mails instellen die worden verzonden naar de formulierrespondent of uw teamleden alleen wanneer aan een of meer opgegeven voorwaarden wordt voldaan.
Om u een voorbeeld te geven: als een Google Formulier vraagt naar de leeftijd van de inzender, kunt u een meldingse-mail naar de ouder sturen als de ingevoerde leeftijd minder dan 18 is. Als u Google Formulieren gebruikt voor technische ondersteuning, kunt u een escalatie-e-mail naar de manager sturen als de klant "hoog" heeft geselecteerd voor het ernstniveau. Een ander voorbeeld kan zijn van een leraar die e-mails wil sturen naar studenten op basis van hun scores in een Google formulier quiz.
Voorwaardelijke meldingen in Google Formulieren kunnen u ook helpen om e-mails naar verschillende teamleden te routeren op basis van formulierantwoorden.
Meldingen instellen op basis van voorwaarden
Voor dit voorbeeld hebben we een Google Formulier voor het vastleggen van ondersteuningsverzoeken van klanten voor drie verschillende probleemcategorieën: technisch, facturering en algemene vragen. We gaan een workflow instellen om voorwaardelijke e-mailmeldingen te sturen naar het respectievelijke team waarvoor een vraag is ontvangen.
Open uw Google Formulier, start de forms add-on en kies E-mailmelding uit het menu Maken.
Geef deze melding een naam en specificeer de afzendergegevens. In dit voorbeeld hebben we het Antwoordadres gespecificeerd als het formulierveld waar de klant zijn e-mailadres invoert. Wanneer een teamlid dus antwoordt op deze e-mailmelding, krijgt de klant automatisch het antwoord. U kunt meerdere e-mailadressen in dit veld toevoegen.
De volgende stap is het specificeren van de onderwerpregel en het maken van de e-mailsjabloon.
Voorwaardelijke e-maillogica definiëren
Schakel in het gedeelte Ontvangers de knop Voorwaardelijke meldingen versturen in. Hier specificeert u
de voorwaarde en het e-mailadres(en) waarnaar de meldingen moeten worden verzonden als aan de voorwaarden wordt
voldaan. U kunt meerdere voorwaarden instellen en gebruik maken van verschillende criteriafilters om de meldingse-mails
dienovereenkomstig te routeren.
U kunt meerdere e-mailadressen invoeren door ze met komma's te scheiden. De e-mailvelden accepteren ook dynamische formuliervelden, zodat u bevestigingsmails kunt sturen naar het adres van de respondent dat ze in het formulier hebben ingevoerd.
Als de reactie van de klant niet overeenkomt met een van de opgegeven voorwaarden, heeft u de mogelijkheid om de e-mailmelding naar een apart e-mailadres te routeren. Als dat adres niet is gespecificeerd, wordt er geen melding gegenereerd voor die reactie.
De voorwaardelijke logica bestaat uit regels en elke regel kan een of meer criteria met filters hebben.